Jula Henker
Das DMS-Projekt der EKHN zielt auf die Implementierung einer einheitlichen Dokumentenmanagementsoftware ab.
Der Schwerpunkt liegt dabei auf der digitalen Ablage von Akten, Formularen sowie der Definition entsprechender Rollen und Rechten im System. Unser Ziel ist eine gelebte Standardisierung des Ablagesystems.
Das Projekt legt dabei einen großen Wert auf die Bewertung, Optimierung und Umwandlung bestehender Prozesse in Workflows sowie auf die Bewertung der Digitalisierungsmöglichkeiten von bereits vorhandenen Akten für Import- und Migrationszwecke.
So verändert das Dokumentenmanagementsystem die EKHN:
1) Mit der Digitalisierung der Schriftgutverwaltung und der Modernisierung der Arbeitsprozesse werden Effizienz und Transparenz gesteigert.
2) Der Aufbau einer nachhaltigen, digitalen Infrastruktur schafft eine einheitliche und nachvollziehbare Dokumentenablage.
3) Die strukturierte Einführung und gestufte Erprobung stellt die Systemstabilität und Praxistauglichkeit des DMS sicher.
4) Mithilfe eines einheitlichen Aktenplans und klarer Systemarchitektur wird eine Effizienzsteigerung und Nutzerakzeptanz erreicht.
5) Das neue DMS kombiniert technische Stabilitätund Optimierung als wichtigen Schritt in die digitale Zukunft der EKHN.
Erstellen eines Machbarkeitsnachweises für das enaio DMS:
Der Machbarkeitsnachweis wurde durchgeführt, um zu prüfen, inwieweit die Software an die Anforderungen der EKHN angepasst werden müssen, sodass sowohl die fachlichen als auch die rechtlichen Standards der Aktenführung vollständig abgebildet werden. Ziel des Machbarkeitsnachweises ist die Entwicklung einer für die EKHN optimalen Lösung und deren anschließende Überführung in den Produktivbetrieb.
Validierung:
Insgesamt 360 Testschritte wurden erfolgreich in mehreren Testrunden validiert. Die Software erfüllt die Anforderungen dabei in hohem Maße.
Erprobungsphase
Nach der erfolgreichen Validierung ging das Projekt über drei Erprobungsphasen in den realen Betrieb über. Durch die gestufte Einführung sollen sowohl technologische Erkenntnisse gewonnen als auch die Akzeptanz bei den Nutzenden gesteigert werden.
Die allgemeine Schriftgutverwaltung in einem DMS bezieht sich auf die zentrale Erfassung, Speicherung und Verarbeitung von allen Dokumenten einer Organisation. Wesentliche Merkmale sind:
Fachakten sind spezifisch für bestimmte Fachbereiche und umfassen:
Magdalene Schimpf
