Prozesserhebung und -anpassung: Digitalisierung

Projektdefinition:

Prozesse sind zu erheben, auf weiterhin gegebene Notwendigkeit und Zweckmäßigkeit sowie auf Optimierungen hin zu prüfen und danach auf Unterstützung durch Automatisierungsmöglichkeiten entsprechend zu gestalten. Die Erhebung von Prozessen und Abhängigkeiten dient gleichzeitig der Wissenssicherung vor dem Hintergrund des demographischen Wandels sowie der Herausforderungen, Stellen nachbesetzt zu bekommen. Automatismen unterstützen die Arbeit überall dort, wo es sinnvoll möglich ist: so kann beispielsweise ein Formular mit automatisierter Unterstützung und Plausibilitätsprüfungen ausgefüllt werden. Nach Abschluss des Projektes ist zur weiteren Erhebung neuer Prozesse und Anpassung bestehender Prozesse der Regelbetrieb vorgesehen.

Projektvision/-ziel (vorl.):

Ziel des Projekts „Prozesserhebungen und Prozessanpassungen“ ist es, erstmals einen strukturierten Überblick über die Vielzahl an Prozessen zu gewinnen, die in die Kirchenverwaltung hinein oder von dort ausgehend wirken. Diese Transparenz über bestehende Abläufe ist eine grundlegende Voraussetzung, um diese zu optimieren, zu digitalisieren und die Organisation insgesamt zukunftsorientiert aufzustellen. Der Überblick über alle Prozesse schafft eine solide Grundlage für künftige Entscheidungen: Welche Prozesse sind besonders relevant? Welche sollen vor dem Hintergrund des demografischen Wandels angepasst werden? Wie sind die Prozesse zu priorisieren? Das Vorhaben ist dabei bewusst als Grundlagen- und Orientierungsprojekt angelegt, nicht als Umsetzungs- oder IT-Projekt.

Projektphase	Status
0. Projektstart steht aus	erledigt
1. Konzeptionsphase	→in Arbeit
2. Technische Umsetzung	…ausstehend
3. Erprobungsphase	…ausstehend
4. Roll Out	…ausstehend
5. Regelbetrieb	…ausstehend

Erklärung Projektphasen

In der folgenden Grafik finden sich Informationen zu den jeweiligen Projektphasen. Der Umfang einer Projektphase ist dabei je Projekt höchst individuell.